Theo quy định tại khoản 3 Điều 7 Nghị định số 32/2021/NĐ-CP: "Chủ tịch phường được ủy quyền cho công chức Tư pháp - Hộ tịch thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của UBND phường đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản theo quy định của pháp luật".
Đây là một trong những nội dung đáng chú ý được nêu tại Nghị định số 32/2021/NĐ-CP về việc thực hiện thí điểm mô hình chính quyền đô thị từ ngày 01/7/2021.
(Hình minh họa)
Về người được ủy quyền: Công chức Tư pháp - Hộ tịch phường được uỷ quyền ký chứng thực phải có kinh nghiệm từ 03 năm công tác trở lên ở lĩnh vực Tư pháp - Hộ tịch và không đang trong thời gian bị xem xét xử lý kỷ luật hoặc thi hành kỷ luật.
Về phạm vi ủy quyền: Công chức Tư pháp - Hộ tịch phường được ủy quyền thực hiện ký chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản theo quy định của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Văn bản chứng thực của công chức Tư pháp - Hộ tịch phường được ký thừa ủy quyền của Chủ tịch UBND phường và được đóng dấu của UBND phường theo quy định. Việc ủy quyền ký chứng thực không làm thay đổi hoặc chấm dứt thẩm quyền ký chứng thực của Chủ tịch, Phó Chủ tịch phường theo quy định.
Về thời hạn ủy quyền: Việc uỷ quyền ký chứng thực được xác định thời hạn cụ thể. Trường hợp cần chấm dứt ủy quyền trước thời hạn, Chủ tịch UBND phường căn cứ tình hình thực tiễn và yêu cầu quản lý để chấm dứt việc ủy quyền theo quy định.
Hiệu quả đáng kể khi ủy quyền cho Công chức Tư pháp - Hộ tịch
Quy định mới này góp phần quan trọng rút ngắn thời gian thủ tục hành chính tại cấp phường qua việc công chức Tư pháp – Hộ tịch sẽ được ủy quyền ký chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thay cho lãnh đạo UBND phường như quy định cũ.
Việc ủy quyền cũng giúp giảm đầu mối, lược bỏ các bước xử lý nội bộ, tạo điều kiện cho công chức Tư pháp - Hộ tịch chủ động hơn trong việc bố trí thời gian giải quyết công việc, tăng đáng kể thời gian giải quyết các công việc khác cho lãnh đạo UBND phường.
Bước đầu việc Chủ tịch UBND phường ủy quyền cho công chức Tư pháp - Hộ tịch ký chứng thực đã giúp nâng cao hiệu quả thực hiện thủ tục hành chính, đơn giản hóa quy trình, giảm đáng kể thời gian thực hiện, công dân có nhận kết quả ngay khi đến giao dịch tại bộ phận Một cửa của UBND phường, không phải chờ đợi trong nhiều giờ hay phải đi lại nhiều lần.